酒店互联对于前台账务特殊情况的处理

08月07日,2016

酒店日常经营管理过程中,对于前台对客服务过程中,总会遇到很多账务类特殊情况,本期,爱航开放式酒店互联,针对常见的几类前台账务特殊情况进行处理说明。

1.当住店客人的欠款不断增加的情况

有些客人在住店期间所交预付款(押金)已经用完,还有的客人住进酒店后,长期未决定退房日期,而其所欠酒店账款在不断上升。在这种情况下,为了防止客人逃账,或引起其他不必要的麻烦,必要时可通知客人前来付款。催促客人付款时,要注意方式方法和语言艺术,可用电话通知,也可用印备的通知书,将客人房号、姓名、金额、日期等填妥后,装入信封,交总台放入钥匙格子里。一般客人见此通知后会主动前来付款,如遇特殊情况,客人拒而不付时,应及时处理。

2.当客人A的账由客人B支付的情况

若干人一起旅行,由一人付款或者某甲的账由某乙支付,而某甲则已先行离去,人多事杂,这时往往会发生漏收的情况,给酒店带来损失。为了防止出现这种情况,应在交接记录上注明,并附纸条在甲乙的账单上,这样,结账时就不会忘记,接班的人也可以看到。处理这种情况还有一种较为简单的办法:如某乙替某甲付款,甲先走,可将甲的账目全部转入某乙的账单上,甲账变为零来处理,但此时必须通知某乙,并有乙的书面授权,以免引起不必要的纠纷。具体情况,可参考爱航云酒店管理系统(爱航云PMS)中的“转账”功能进行查看。

3.过了应退结账时间仍未结账的情况

如过了结账时间(一般为当天中午12:00)仍未结账,应催促客人。如超过时间,可根据酒店规定,加收房费(爱航云酒店管理系统/爱航云PMS可通过后台营业设置进行退房时间及加收房费标准进行设置,便于前台业务开展)。

关于加收房费问题,如果客人是常客或者该公司为酒店提供的间夜量很大,只要客人给前台打电话说一声推迟2~3个小时退房,而且不是酒店的旺季,酒店通常不向客人收取任何费用。

4.客人在结账时才提出要折扣优惠,而且也符合优惠条件,或者结账时收银员才发现该房间的某些费用是由于某种原因而输入错误的情况

此时,收银员应填写一份“退款通知书”(一式两联,第一联交财务,第二联留结账处),然后,要由前厅部经理签名认可,并要注明原因,最后在酒店管理系统中将差额做冲账、退账处理。

爱航酒店互联,助您的酒店经营管理事业更辉煌!